מי שנחת על הפוסט הזה ללא הקדמה אציין שאני מרצה על אופטימיזציה עצמית, ניהול זמנים, ניהול משימות וכו' כשהכותרת היא אחת – להגשים את עצמנו. הדרך לעשות זאת היא, בין היתר, באמצעות ייעול זמן, נטרול ה"רעשים" ומיקוד. ההרצאה אורכת שעות כמובן, אז כאן מוגש סיכום ההרצאה – המיטב של המיטב.
מטרה
להגשים את עצמנו. כל אחד הגיע לעולם הזה אחר, המטרה שלנו להגשים את עצמנו ואם יעמדו לרשותנו הכלים הנכונים, נוכל לאפשר לעצמנו לעשות זאת.
עקרונות:
- סדר – לעבוד מקסימום בסדר, בכל היבט אפשרי – זה ממקד אותנו, ללא "רעשים"
- הפרדה בין עיקר לטפל – בכל זמן נתון במהלך היום לעשות תעדוף
- נטרול "רעשים" – להבין מהו רעש אמיתי המסיח את הדעת
- חתירה לביצוע – כל הקושי בעולם הזה הוא Execution (הגעה לביצוע) וכל הזמן אנו צריכים לחתור לביצוע והגעה ל"גמר"
רגע לפני שמתחילים
זו לא רשימה מלאה ולא רשימה סגורה – אלו המלצות, אבל חשוב שתבינו את העקרונות
הגדרת מטרה
- תמיד צריכה להיות מוגדרת, בכל רגע נתון
- מטרה אחת כללית לעסק – אבל גם מטרה בכל עניין ועניין, בכל ישיבה, משימה, פרוייקט ושיחה. איך תדעו שהגעתם, אם לא ידעתם לאן?
שולחן עבודה הפיזי
- צריך להיות נקי מכל ניירת, עטים, חשבוניות, כספים קטנים וכו'. ממש נקי מכל דבר. עדיף שיהיה בו מחשב אחד בלבד ו/או הדבר האחד שאתם עובדים עליו (חוזה וכו').
- כל בוקר, ממש כל בוקר, לעבור עם מטלית לחה על השולחן, כך אתם תנקו אותו במובן הטכני ובמובן האנרגטי.
ניירת
אסון. תפטרו ממנה בכל דרך. אין לה מקום בעולם המודרני. האסון הכי גדול אלו הפתקים המרובעים "צלצל לורד, תחזור אליה".
משימות
- לפני הכל המלצה על תוכנה שהיא בענן כמובן (עובדת לא רק מקומית, אלא מכל מקום ובכל מכשיר), אני ממליץ על asana, אנחנו עובדים איתה בוויזי. גם Trello מעולה ומי שרוצה להתנהל בפרטי יש את any.do u ועוד. כאמור, אין מה לעבוד על אקסל, בטח לא על ניירת ולא על תוכנת ביניים שהיא לא בשר ולא חלב – כמו המשימות של גוגל.
- כל המשימות באשר הן צריכות להיות מרוכזות במקום אחד בלבד, קיבלת משימה ב-SMS? תעביר אותה למקום אחד מסודר, שלחו לך במייל – תעביר אותו, שלחו לך הודעה בפייסבוק, בוואצאפ וכו', תעבירו אותה לשם
- כל בוקר אחרי שכל המשימות מרוכזות, עוברים עליהן, מוחקים מה שצריך ומסדרים מה שלא צריך לעשות להיום. מתחילים עם משימות הבזק, משימות אשר ניתן לסגור בכמה דקות, לאחר מכן עובדים למשימות החשובות ביותר.
דואר אלקטרוני
- לא לפתוח אותו באופן קבוע! לפתוח אותו שלוש פעמים ביום: בבוקר, בצהריים ומקסימום בערב. יש כאלה שהלכו רחוק (טים פריס) ואמרו לפתוח אותו פעם בחודש, הדואר הוא מטרד גדול ומסיח מאד
- להעיף את עצמכם מכל רשימה שאתם לא ממש רוצים – אל תגידו לי שאתם באמת פותחים את המייל של גרופון או הנוטיפיקציה של ynet, יש אפילו תוספי כרום אשר מסירים את כל המיילים האפשריים, פשוט הכל ואני מאד ממליץ. סת' גודין אמר שניוזלטר טוב הוא כזה כאשר ילך אתה תרגיש בחסרונו, תחשבו על זה
- ה Inbox חייב פעם בשבוע להגיע למצב שהוא ריק לגמרי, ממש ריק
- למייל יש שלוש אופציות, מייל אשר הגיע לידיעה "היי, אני מאחר לפגישה וכו'" ואין לו חשיבות ארכיונית, פשוט למחוק
- מייל אשר יש לו חשיבות ארכיונית "אני מאשר את התקציב בסך כך וכך" לעשות לו ריפליי, "תודה רבה" ולגרור את המייל הזה לתיקיית ארכיון. עם המנועים המשוכללים של היום מספיקה תיקייה אחת "ארכיון" וזהו וזאת בהנחה שאתם לא שומרים הכל אלא שמירה ממוקדת בלבד
- מייל אשר גורר משימה – החל מבזק ועד ללא בזק "שלח לי את הקודים של כך וכך" – עד שלא אסיים לא אוכל למחוק, ובאמת מגיע לו להיות ב Inbox עד לסיום
- לכתב כמה שפחות אנשים, סת' גודין אומר שהשאלה צריכה להיות "האם אכעס עליך כי לא כיתבת אותי" ואם כן תוסיף אותי, אם לא שחרר אותי תודה. מינימום זה המקסימום
- אתם כועסים עכשיו? לא לשלוח בחיים מייל, חכו מעל 48 שעות לפחות
- באותו הקשר, תחשבו טוב על הבולד האדום, הפונט הגדול וכו'
- תשחררו את ה-BCC (העתק חסוי) זה פסה מן העולם, רוב האנשים יעשו ריפיליי לכולם ויכולים לטעות. זה כלי עתיק ולא רלוונטי
- יש לכם חתימה בתחתית המייל נוסח "שמרו על הסביבה – אל תדפיסו"? – שחררו את זה האם מישהו באמת סופר את זה? זה דביק ומיותר ולא מחנך אף אחד
- יש לכם בתחתית המייל "הצהרת סודיות" שאם מישהו מצא את המייל הזה וכו', מתי יצא לכם באמת להחזיר מייל למיקרוסופט כי קיבלתם בטעות? נכון שלא? הסירו, זה מטופש
- חתימה רק בשליחה חדשה, לא בריפליי. אפשר חתימה אחרת בריפליי "בברכה, עידו" אבל שלא ישלח את כל הפרטים שלי מחדש אין צורך במיילים הלוך וחזור עשרים פעם את הנייד שלי והמייל
- אתם שולחים מייל בתוך החברה – אין צורך בשלום יוסי, פסיק שורה חדשה. פשוט תדמיינו שאתם בישיבה ומידע עובר הלוך וחזור ואין צורך בכל הגינונים
- יש למישהו משימה בתוך המייל? שים אותו בבולד, עזור לו לא להיכשל
- הכי חשוב – תכתבו קצר, כמה שיותר קצר וממוקד ועדיף מחולק למשימות
ישיבות
- אין טעם לשלוח את ה"אג'נדה" לישיבה כדי שאנשים יהיו מוכנים, אף אחד לא באמת קורא אותה ואתם תצאו מאוכזבים. לשלוח את מטרת הישיבה בכותרת וזהו
- אין צורך להאריך את הישיבה, כדאי שהיא תסתיים במהירות האפשרית, קבעתם שעה וסיימת אחרי 10 דקות? מושלם. כולם יברכו אתכם
- אסור לבוא עם מחשבים ניידים לישיבה, סתם הסחה
- כל הטלפונים שיהיו על השתק ללא רטט ולשים אותם במרכז השולחן
- לא לשלוח "סיכום ישיבה" לעשות את הסיכום על המקום וישר לחלק למשימות, אין טעם לעוד מייל באיזה קובץ פאוור פוינט
מצגות
- מיותרות לחלוטין, שייכות לעבר ומבזבזות זמן
- אל תכתבו משהו שמישהו אחר יכול לקרוא ותקריאו מהלוח – אחרת אפשר לשלוח את המצגת במייל
- שקף צריך להיות אווירתי או כזה שימחיש משהו שיהיה קשה להסביר במילים כמו גרף מסובך וכו' – אחרת אין טעם במצגת
טלפון
- להסיר את כל המשחקים מהטלפון
- אמיצים ממש? להסיר את המייל, את פייסבוק ואינסטגרם וכל אפליקציה אשר מסיתה אתכם מפוקוס
- להתקין את TrueCaller ולא לענות לכל שיחות מכירת ההלוואה וכו'
דפדפן
אוהבים את ynet? דה מרקר? פייסבוק? הסירו אותם. ככל שאתם אוהבים משהו יותר הוא יסיח אתכם יותר, דווקא אז להסיר כדי שכתבה לא תגזול לנו זמן מהעבודה
בדרכים
- להתחיל מטלפונים, הזמן הכי טוב הוא בדרכים, להתחיל עם הטלפונים שהם הכי קצרים (משימות הבזק) ולאחר מכן הארוכים.
- סיימת את הטלפונים? חברו את יוטיוב לרכב ותשמעו הרצאות של Ted, אפליקציות להקראת ספרים או כל מידע אחר. לא סתם לבהות, לא לשמוע חדשות ואין טעם לשמוע מוזיקה. למנף את הזמן הזה לדברים מועילים לעצמכם.
טלוויזיה וחדשות
- לא לראות שום תוכנית בלייב, אף תוכנית באשר היא, שלא יטחנו אתכם בפרסומות. בזבוז זמן.
- אין טעם לשמוע חדשות, לא בטלוויזיה ולא ברדיו, בזבוז זמן ללא משימה מוגדרת, סתם אנרגיה רעה אשר לא ממנפת אותנו לשום מקום.
- מתקדמים ואמיצים? העיפו את הטלוויזיה מהבית
סופר וכל ספק אחר "טכני"
- לא למצוא את עצמכם בשום סופר באשר הוא, הכל לבצע דרך משלוחים – מעבר לחסכון בזמן ובטרחה, 30 השקלים אשר אתם תשלמו על משלוח יחזירו את עצמם בקנייה ממוקדת ומדוייקת.
- למעט מקרים של חוויית קניה מובהקת (כמו הליכה ברחובות מנהטן לשופינג) כל שאר הדברים כדאי להזמין באינטרנט ושהכל יגיע אליכם. לא לבזבז אפילו לא דקה.
ארון הבגדים שלכם
- לשמור שק קבוע באחד המדפים, כל בגד אשר אתם שמים על עצמכם ולא בא לכם עליו, לשים בשק ואחת לתקופה לתרום
- בגד שלא נלבש עונה שלמה מחובתו שמישהו אחר יהנה ממנו
- לא לשמור שבויים – לא לשמור את החולצה מהצבא ולא אף שבוי אחר
- לא להתפשר – אם אתם לא אוהבים את הבגד ולמרות שהוא איכותי ולמרות שאתם קניתם אותו בכסף רב – לתרום.
- העקרון צריך להיות כזה – כשאתם בעיניים עצומות שולחים את היד לאזור החולצות וכל חולצה שאתם תוציאו תהיה בול, אבל בול עליכם ואתם אוהבים אותה – אזי הארון שלכם מושלם.
לזרוק, למחוק ולא להשאיר אף שבוי
בכל פינה שאתם פוגשים לא להיות אגרנים, צבע שאתה לא משתמש? זרוק. כלים שאתה כבר לא עובד איתם? תרום.
כבלים, נעליים וכל מה שאתה נתקל בו שאין לך שימוש יומי ומעשי איתו – שחרר אותו מהחיים שלך.
ייתכן ויום אחד תרצה את הכבל שאותו זרקת, זו מערכת מאזניים – כל היום תחיה בסדר ובארגון ופעם אחת בשנה סביר להניח שתקנה בשקל וחצי משהו שאולי זרקת.
הסדר והארגון, מעבר להיבטים האנרגטיים, מאפשרים לנו להתמקד, להיות יעילים, לא להתפזר ולא להיות מוסחים מרעשים. כשיש סדר קל להבחין בין העיקר לטפל – ואם נעשה את העיקר נצליח באמת להגשים את עצמנו.
